特定技能の定期届出は年1回になった｜4月〜5月に出す書類と提出手順

「特定技能の定期届出、今期の分はいつまででしたっけ」
——社内でこの会話が出たら、まず確認したいのが提出頻度です。

特定技能の定期届出は、現在は四半期ごとではなく年1回です。
制度上の変更は2025年4月1日からで、四半期ごとの届出は2025年4月15日提出分が最後。

新しい定期届出は、4月1日から翌年3月31日までの1年分を、翌年4月1日から5月31日までに提出します。
2026年4月1日から5月31日が、この新制度による最初の提出期間でした。

あわせて、従来の届出が統合され、様式や提出書類も見直されています。
頻度は減りましたが、届出では年間の受入れ・活動・支援状況などをまとめて確認する必要があります。

この記事を執筆するG-Star HR Linkは、支援を全部委託で受ける登録支援機関（25登-011561）です。
届出のもととなる支援実施状況を取りまとめ、企業へ渡す実務側から、年1回化で何が変わったのかを解説します。
2026年9月時点の入管庁公表資料を確認しています。

定期届出は年1回

定期届出は四半期ごとではなく、現在は年1回です。まずは、この点から確認しましょう。

入管庁自身が「大幅に変更」と告知

出入国在留管理庁は、特定技能の定期届出について「令和8年4月1日から定期届出のルールが大幅に変更されています」と案内しています。

従来の四半期ごとの定期届出は、2025年4月15日までに提出するものが最後です。
その後、2026年4月からは年1回の定期届出に変わりました。

つまり、2025年4月の提出を最後に四半期届出は終了し、2026年4月以降は1年分をまとめて提出する仕組みです。
古い解説では現在も「3か月に1回」と説明されている場合があるため、確認の際は最新の入管庁資料を見る必要があります。
出典：出入国在留管理庁の「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」

頻度が変わり、様式も3本から1本に集約された

年1回化で変わったのは、提出頻度だけではありません。

旧制度では、受入れ企業の「受入れ・活動状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）、自社で支援する企業の「支援実施状況に係る届出」（第3-7号）、支援を全部委託された登録支援機関の「支援の実施状況に関する届出」（第4-3号）という3本に分かれていました。
入管庁は2026年4月から、これらを受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（第3-6号）に集約。
現在は第3-6号と、その別紙1・別紙2を使います。

ここで注意したいのが、旧第3-7号です。
番号そのものがなくなったわけではありません。
現在の第3-7号は「1号特定技能外国人支援計画の実施困難に係る届出書」という随時届出です。

旧第4-3号も「特異事案報告書」という随時報告に変わっています。
古い記事の「第3-7号＝定期届出」という説明をそのまま覚えていると、現在の様式を探す際に混乱します。

入管庁のサイトには〔旧様式〕を掲載したページも残っていますが、こちらは過去分の参照用です。

出典: 出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」をもとに作成

3か月に1回なのは「定期面談」

「3か月に1回」という記憶自体は間違いではありません。

現在も、1号特定技能外国人への定期面談は3か月に1回以上行う必要があります。
一方、定期届出は年1回です。

以前は定期面談報告書（参考様式第5-5号・第5-6号）を四半期の定期届出に添付していたため、両者が混同されやすくなっています。

現在、定期面談報告書を定期届出に添付する必要はなく、支援実施状況に関する文書として作成・保存します。
「面談は3か月に1回以上、届出は年1回、記録は保存」と整理すると分かりやすいでしょう。
義務的支援そのものの中身は登録支援機関とは｜義務的支援10項目・費用・選び方を登録支援機関が解説で整理しています。

何を・いつ・どこへ出すか

ここからは実務です。期間・様式・提出先の3つを順に押さえます。

対象期間は年度、提出は翌年度の4月1日から5月31日まで

定期届出の対象期間は、4月1日から翌年3月31日までの1年間です。

提出期限の根拠は、入管法第19条の18第2項と、同法施行規則第19条の18第3項にあります。
施行規則は、前年4月1日からその年の3月31日までの事項を記載した書面を、毎年5月31日までに提出するよう定めています。

ここで注意したいのは、条文に「4月1日から」と提出開始日まで明記されているわけではないことです。
入管庁の運用要領、提出資料一覧表、作成要領では、対象期間を「4月1日～翌年3月31日」、提出期間を「翌年4月1日～5月31日」と具体的に示しています。

したがって、実務上は4月1日から5月31日までが提出期間と考えれば問題ありません。
なお、5月31日が土日祝日の場合は、翌開庁日までとなります。

1日でも所属していれば提出。まったく受け入れていなければ不要

定期届出の対象になるかは、実際に働いた日数ではなく、対象期間中に特定技能外国人が所属していたかで判断します。

• 1日でも所属していれば対象
  一時帰国などで実際に就業していなくても、対象期間中に所属していれば届出が必要です。期間途中で退職していても同様です。

• まだ入国していない人は対象外
  在留資格認定証明書の交付を受けただけでは、対象期間中に特定技能外国人として所属していたことにはなりません。

• 対象期間中に誰も受け入れていなければ、定期届出は不要

• 特定技能2号も対象
  1号から2号へ全員が移行して1号がいなくなった場合でも届出は必要ですが、1号に係る支援実施状況の記載は不要です。

提出は「本社」ごと。事業所ごとには提出しない

定期届出は、出入国在留管理庁電子届出システム、郵送、窓口持参の3つの方法で提出できます。

電子届出が便利ですが、事前の利用者登録が必要です。
郵送・持参の場合は、特定技能所属機関の住所、法人なら登記上の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局・支局の特定技能担当部門へ提出します。

複数の事業所で受け入れている場合も、事業所ごとに届出を出すわけではありません。
本社が複数事業所分をまとめ、1つの届出書として提出します。

ただし、別紙1は事業所ごとに作成し、それらを本社で取りまとめて提出します。
現場に資料を依頼するときは、この違いを分けて伝える必要があります。

電子届出を使う場合は事前登録が必要です。
入管庁も余裕をもった準備を案内しているため、締切直前ではなく早めに利用者登録を済ませておくのが安全です。

添付書類と1年間の記録

年1回化で負担が増したのは、添付書類と1年間の記録管理です。

賃金台帳の写しは不要に。一定の適格性書類は定期届出へ

2026年4月から、定期届出では特定技能外国人と比較対象となる日本人労働者の賃金台帳の写しが不要になりました。

一方、一定の基準を満たす場合に在留諸申請で提出を省略できる、労働保険・社会保険関係や納税関係の適格性書類などは、定期届出の添付書類として提出する仕組みに変わっています。

ここで「適格性書類が在留諸申請からなくなった」と理解しないことが重要です。
基準を満たさない場合は、在留諸申請でも引き続き提出が必要です。

つまり、すべての書類が定期届出へ移ったのではなく、一定の基準を満たす会社について、申請のたびに提出していた書類の一部を年1回の定期届出にまとめたと考えるのが正確です。

出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領（令和8年8月）」第7章第7節、同「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」、同「特定技能関係の申請・届出様式一覧」をもとに作成。

住民票はマイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるものなど、書類ごとに細かな条件があります。
社会保険料は届出日の属する月の前々月までの12か月分、労働保険料や住民税は直近1年分など、対象期間も異なります。
役所で取り直すことにならないよう、取得を依頼する前に提出資料一覧表の備考欄まで確認しておきましょう。

適格性書類を省略できるのは、電子届出を使う場合だけ

適格性書類は、どの会社でも省略できるわけではありません。

入管庁は、①過去3年間に指導勧告書の交付又は改善命令処分を受けていない、②在留諸申請をオンライン申請、各種届出を電子届出で行う、③一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関、という条件を示しています。

③には上場企業、一定の条件を満たす企業、前年の給与所得に係る源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人、特定技能で3年間の継続受入れ実績があり過去3年間に債務超過がない法人などが含まれます。

特に注意したいのが②です。
入管庁のQ&Aでは、オンライン申請・電子届出を行わず窓口で手続する場合、書類の省略は認めず、適格性を確認するとしています。
つまり、①と③を満たしていても、電子手続きを使わない定期届出では適格性書類をそろえる必要があります。

省略する場合は、一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書（第5-16号）など、必要な誓約書・確認資料を提出します。

なお、入管庁は省略できる適格性書類を「10項目」と案内しており、「9種」とするのは避けた方がよいでしょう。
また、省略は「保存不要」という意味ではありません。
必要に応じて地方出入国在留管理局から提出を求められた場合は、提出する必要があります。
出典：出入国在留管理庁「特定技能制度における各種届出の記載方法・Ｑ＆Ａ等」「定期届出作成要領」等

定期届出に備えて給与・勤怠データを毎月残す

賃金台帳の添付が不要になっても、賃金や勤怠のデータまで不要になったわけではありません。
定期届出では、対象期間の月平均などとして次の項目を記載します。

• 実労働日数、所定内実労働時間数、超過実労働時間数

• きまって支給する現金給与額、特別給与額

• 食費、居住費、税・社会保険料などの控除額

• 控除額（食費・居住費・税や社会保険料・その他）

• 昇給率

• 支援の実施状況

休業した月も平均の対象に含めます。

一方、雇用期間が1か月未満の場合には、項目に「0」を記載し、備考欄に「1か月未満」とする扱いがあります。

1年分を最後に集計するより、毎月の勤怠・給与データを残しておくほうが確実です。
退職者についても、対象期間のデータは残しておきましょう。

給与まわりの実務は外国人材の給与計算で間違えやすい6点｜令和8年の年末調整の変更点で別途整理しています。

昇給率は、数字の意味に注意が必要です。
入管庁の作成要領では、前々年度から昇給していない場合は「100％」ではなく「0％」、5％昇給した場合は「105％」ではなく「5.0％」と記載します。

また、預貯金口座への振込み以外で報酬を支払った場合は、報酬支払証明書（参考様式第5-7号）を対象者全員分提出します。
届出期間に間に合わなかった場合は、理由書を添付して提出します。
出典：入管庁「定期届出の作成要領」、「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」

ネパール人材の採用、まずは現状をお聞かせください

ネパール現地に自社の日本語学校・トレーニングセンターを持つ G-Star HR Link が、
貴社のご要望に合わせ、最適な在留資格とスケジュールを無料相談でご提案します。

30分の無料相談を申し込む →

全部委託でも届出は受入れ企業

登録支援機関に支援を全部委託していても、定期届出を提出する主体は受入れ企業です。
委託したから届出も任せられる、とは限りません。

登録支援機関は定期届出の提出者ではない

入管庁の「よくある誤り集」は、「登録支援機関は、定期届出を行うことができません！」と明記しています。

定期届出の提出主体は特定技能所属機関で、支援を全部委託していても、受入れ企業が提出します。
登録支援機関は、支援実施状況を受入れ企業に渡す立場です。

年度途中で委託先を変更した場合や自社支援に切り替えた場合も同じです。
入管庁の作成要領では、7月15日に委託先を変更し、10月15日に自社支援へ切り替えた例について、4月1日～7月14日、7月15日～10月14日、10月15日以降に分け、それぞれの実施主体の支援状況を集めて1年分の届出にまとめる方法を示しています。

そのため、委託先を変更するときは、契約終了時にそれまでの支援実施状況を届出用データとして引き継ぐところまでを手順に入れておくと、翌年の集計で困りません。

自社でやるか委託するかという判断そのものは特定技能の支援は自社と委託のどちらを選ぶか｜要件と工数で判断するで扱っています。
出典：入管庁「定期届出でよくある誤り集」

提出漏れに注意したいのが別紙2（署名欄）

入管庁の「定期届出でよくある誤り集」は、「参考様式3－6号（別紙2）」の提出漏れが多いと注意喚起しています。
別紙2は、登録支援機関が全部委託を受けている場合の署名欄です。
特に、複数の登録支援機関に全部委託している場合や、オンラインで定期届出を行う場合は確認が必要です。

オンライン届出では、受入れ企業のアカウントから提出するため、登録支援機関側で署名した別紙2を電子データとして添付します。
6機関以上に委託している場合など、1枚に収まらなければ複数枚の作成も可能です。

また、入管庁は、受入れ企業から登録支援機関の支援状況が提出されない場合、登録支援機関の登録が取り消されることがあると明記しています。
委託先を変えるときは、翌年の定期届出に必要な支援実施状況を、契約終了時に引き継ぐ手順まで決めておくと安心です。

監理団体・登録支援機関・人材紹介会社の違い｜どこに何を頼めるのかもあわせてご覧ください。

出さなかったらどうなるか

罰則より先に、実務で困ることがあります。まずはそこから見ていきましょう。

まず「受け入れられなくなる」という結果が来ます

罰則より先に、実務上大きいのが「次の受入れができなくなる」という影響です。
入管庁は、特定技能所属機関からの届出が適正に履行されていない場合、特定技能外国人を受け入れることができなくなると明記しています。

定期届出の作成要領でも、定期届出が提出されていない場合や、提出内容から基準不適合が判明し改善されない場合は、特定技能外国人の受入れは原則認められないとされています。
2026年の制度変更リーフレットでも同じ注意が示されています。

罰則の金額だけを見るのではなく、採用計画そのものが止まる可能性がある。
定期届出は、その前提となる手続きとして管理しておく必要があります。
出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」「特定技能制度の届出について説明した広報・周知用リーフレット」

行政上の措置は指導・助言から始まり、改善命令は公示される

届出内容などから基準不適合が確認されると、まず指導・助言が行われます。
それでも改善されない場合は改善命令の対象となり、命令を受けた事実が公示されます。

地方出入国在留管理局が、適正な受入れ状況を確認するため実地調査を行うこともあります。
罰則だけでなく、その前段階から対応が必要です。

出典: 出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」（令和8年8月）第10章 罰則等

両罰規定は入管法第76条の2により、法人等にも罰金刑が科されます。

間に合わなかったとき、間違えたときの出し方

定期届出を期限内に提出できなかった場合は、遅れた理由を記載した理由書（任意様式）を添付して提出します。

提出せずに放置するのではなく、理由を説明したうえで、速やかに提出することが重要です。

提出後に誤りが見つかった場合は、提出方法によって対応が異なります。
電子届出で提出した場合は、管轄の地方出入国在留管理局へ理由書と補正した届出書等を紙で提出します。

電子届出システム上で修正する方法ではありません。
紙で提出した場合は、補正した届出書を提出する必要があるため、提出先の地方出入国在留管理局へ確認します。
これらは、入管庁の定期届出に関するQ&Aに示されています。

なお、雇用契約の変更・終了や受入れ困難などに関する随時届出は、原則として事由が生じた日から14日以内です。
定期届出が年1回になっても、すべての届出が年1回になるわけではありません。

よくある質問（FAQ）

Q1. 2026年5月に出す定期届出の対象期間はいつからいつまでですか

A.2025年4月1日から2026年3月31日までです。
定期届出は、対象期間の翌年度4月1日から5月31日までに提出します。
したがって、2027年に提出する届出は2026年4月1日から2027年3月31日までが対象です。
3月末で1年分を締めた後、4月から集計・提出する流れになります。

Q2. 年度の途中で退職した特定技能外国人も届出の対象になりますか

A.対象になります。
届出時点ですでに退職していても、対象期間中に受入れ実績があれば記載します。
入管庁のQ&Aでも、10月に上陸し、2日後に自己都合退職した場合でも、定期届出が必要とされています。
反対に、その年度に特定技能外国人の受入れ実績がなければ、定期届出は不要です。

Q3. 支援を全部委託しているので、登録支援機関に出してもらえますか

A.できません。
定期届出を行うのは特定技能所属機関です。
登録支援機関に支援を全部委託していても、受入れ企業が提出します。
登録支援機関は、支援実施状況など必要な書類を受入れ企業に提供します。
1号特定技能外国人支援計画の書き方｜様式1-17号の10項目を埋めるの段階から、記録を誰がどう残すかを決めておくと、届出の時期に困りません。

Q4. 事業所が複数ありますが、事業所ごとに提出するのですか

A.いいえ。
第3－6号は、法人なら本店・本社が1部、個人事業主なら事業主が1部提出します。
一方、別紙1は事業所ごとに作成し、本社で取りまとめて添付します。

Q5. 電子届出と郵送で、有利・不利はありますか

A.書類の省略を受けられるかどうかに違いがあります。
令和8年4月以降、一定の基準を満たす機関が適格性書類の省略を受けるには、在留諸申請のオンライン申請と電子届出の利用が必須です。
郵送・窓口で提出する場合、この要件を満たせません。

まとめ

• 定期届出は年1回
  2026年4月から新ルールが始まり、四半期ごとの届出から変更。「3か月に1回」とする情報は改正前の内容。

• 対象期間は4月1日～翌年3月31日
  提出期間は翌年4月1日～5月31日。5月31日が休日の場合は、翌開庁日までとなる。

• 届出書は第3－6号に集約
  別紙1・別紙2を添付します。旧第3－7号は現在、支援計画の実施困難に係る別の随時届出に使われている。

• 添付書類も大きく変わった
  賃金台帳の写しなど旧来の提出資料が見直され、一定の基準を満たす機関は電子届出により一部書類を省略できる。

• 全部委託でも提出するのは受入れ企業
  複数の登録支援機関に全部委託している場合は、別紙2の署名を集めて提出。

• 未提出は受入れに影響
  定期届出を提出しない場合、特定技能外国人を受け入れられなくなることがあるため、提出期限を社内管理しておくことが重要。
  

次に読むべき記事

• 特定技能の支援は自社と委託のどちらを選ぶか｜要件と工数で判断する——届出の負担も含めて、支援の実施主体をどう決めるか

• 外国人材の社会保険｜加入義務・脱退一時金と社会保障協定の実務を整理——社会保険料の納付に係る資料は、定期届出の添付書類にもなります

• 登録支援機関とは｜義務的支援10項目・費用・選び方を登録支援機関が解説——定期面談を含む義務的支援の中身と、委託先の選び方

• 特定技能の必要書類と申請手続きの流れ｜つまずきやすい7つのポイント——受入れの入口でそろえる書類の全体像

定期届出で大切なのは、1年分の記録を残す仕組み

定期届出は、締切を忘れることだけが問題ではありません。
5月になってから「去年10月の実労働日数が分からない」とならないよう、1年分の給与・勤怠・支援実施状況を残しておくことが重要です。

年4回だったときは3か月分で済みましたが、現在は12か月分。途中で登録支援機関を変更した場合は、期間ごとの記録も必要になります。

毎月の給与処理や支援業務の中で必要な数字を残しておけば、翌年の定期届出は集計・転記が中心になります。

当社は人材紹介と登録支援の両方を行い、受入れ企業から支援を全部委託された場合の支援実施状況の取りまとめも支援しています。
適格性書類の省略要件や、委託先を変更した年度の集計方法など、届出前の段階からご相談いただけます。
お気軽にお問い合わせください。

本記事は公表情報をもとに整理しています。
最新の省令・運用要領等は、出入国在留管理庁などの公式情報をご確認ください。