特定技能の必要書類と申請手続きの流れ｜つまずきやすい7つのポイント

「特定技能の必要書類って、結局どれだけ集めればいいんですか」——採用を決めた企業が、最初に迷いやすいのがここです。

入管庁のExcel様式や参考様式は数が多く、自社に必要な書類と、行政書士などに任せられる部分が分かりにくいからです。

特定技能1号の認定・変更申請は、まず「第1表・第2表・第3表」の3つの束で考えると全体像をつかめます。
第1表は申請人、第2表は受入れ企業、第3表は分野ごとの追加書類です。

手続きは、海外から呼び寄せる「在留資格認定証明書交付申請」と、日本にいる人を切り替える「在留資格変更許可申請」が基本です。

ただし、重要なのは書類の枚数より準備の順番。分野によっては協議会への加入を申請前に済ませ、市区町村への協力確認書も申請前に提出します。
健康診断など時期が決まる書類もあるため、採用決定後は「何を集めるか」だけでなく「いつ動くか」まで逆算することが重要です。

本記事を執筆するG-Star HR Linkは、ネパール現地に自社の日本語学校・トレーニングセンターを持つ人材紹介会社であり、出入国在留管理庁の登録支援機関（登録番号25登-011561）でもあります。
在留資格申請は連携する行政書士が担当し、制度・法令の内容は監修を受けています。

様式・要件・処理期間は入管庁の資料や法令と照合し、2026年8月時点の情報として整理しています。

特定技能の申請は「3つの束」でできている｜本人・企業・分野別書類

特定技能の必要書類は、1枚ずつ数えるより「誰についての書類か」で分けると分かりやすくなります。
入管庁の「提出書類一覧表」では、特定技能1号の在留資格認定証明書交付申請・在留資格変更許可申請について、第1表・第2表・第3表の3つに整理されています。

第1表：申請人に関する書類

第2表：受入れ企業（特定技能所属機関）に関する書類

第3表：分野ごとの追加書類です。

第2表は、法人・個人事業主など企業の状況によって使う表が分かれ、一定の条件を満たす場合は書類を省略できます。

また、同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れている所属機関は、第2表の書類が原則として提出不要です。
なお、在留期間更新許可申請では第2表そのものが不要です。

2026年6月1日改定の一覧では、第3表は17種類に分かれています。
特定産業分野そのものは19分野ですが、提出書類一覧の第3表は現時点で17分野です。

この構造を先に理解すると、社内の役割分担も見えてきます。
特に第2表は、登記事項証明書や税・社会保険関係など、経理・総務の協力が必要な書類が多い部分です。

一方、第1表や第3表は、本人、紹介会社、登録支援機関、行政書士などと分担して準備できます。

最初の1人を受け入れる企業ほど、第2表を中心に「自社でしか準備できない書類」から先に動かす。これが、申請準備を止めないための基本です(出典：出入国在留管理庁在留資格「特定技能」)。

支援計画は「登録支援機関が作ってくれる書類」ではありません

第1表に含まれる「1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）」は、受入れ企業である特定技能所属機関が作成するものです。

入管庁も、受入れ機関が支援計画を作成し、その計画に基づいて支援を行うと明記しています（出典：１号特定技能外国人支援・登録支援機関について）。

支援計画は、日本語に加えて、外国人本人が十分に理解できる言語で作成し、その写しを本人に交付する必要があります。
登録支援機関に支援の全部または一部を委託することはできますが、これは支援の「実施」を委託するもので、受入れ企業が支援計画を作成するという基本的な位置付けは変わりません。

全部委託する場合は、「登録支援機関との支援委託契約に関する説明書（第1-25号）」も申請書類に含まれます。

つまり、登録支援機関を利用する企業は、書類を集め始めてから探すのではなく、支援内容と委託先を早めに決めておくことが重要です（出典：特定技能関係の申請・届出様式一覧）

支援の中身と選び方は登録支援機関とは｜義務的支援10項目・費用・選び方を登録支援機関が解説、制度全体は特定技能とは、費用は特定技能の採用費用の内訳。

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国内在住者と海外からの呼び寄せで手続きが変わる｜2つのルートの流れと期間

特定技能で外国人を受け入れる場合、まず確認したいのが「海外から呼び寄せるのか」「すでに日本にいる人を切り替えるのか」です。
ルートによって申請手続きだけでなく、本人側で必要になる準備も変わります。

海外から呼び寄せる｜在留資格認定証明書交付申請

まだ日本にいない人を採用する場合は、受入れ企業などが地方出入国在留管理官署に在留資格認定証明書（COE）の交付申請を行います。

COEが交付された後、本人が在外公館で査証を申請し、来日する流れです。

現在はCOEを電子メールで受け取ることもできます（出典：在留資格認定証明書交付申請）。

また、国籍によっては二国間取決めに基づく手続きや書類が別途必要です。

たとえばベトナムやカンボジアについては、入管庁がそれぞれの国に関する手続きを案内しています。
ネパールは日本との特定技能に関する協力覚書（MOC）がある国です。
日本側の在留資格申請とは別に、ネパール側で必要となる手続もあるため、現地側の手続を含めてスケジュールを確認しておきましょう。

海外人材の場合、パスポート、学歴、試験の合格証明など、日本側の申請に必要な本人書類を誰がいつ集めるのかも早めに決めておきましょう。
特に現地に教育機関を持つ当社では、在学中からこうした書類を一貫して管理できることが、採用後の手続きを進めるうえでの強みになっています（特定技能でネパール人材を採用する全手順）。

日本にいる人を切り替える｜在留資格変更許可申請

技能実習を修了する人、留学生、他社で特定技能として働いている人など、すでに日本に在留している外国人を採用する場合は、在留資格変更許可申請を行います。

申請は原則として本人が行い、申請書は「在留資格変更許可申請書（別記第30号様式）」です。

このルートで特に注意したいのが、本人の税金・年金・健康保険の納付状況です。
住民税の課税・納税証明書や源泉徴収票に加え、国民健康保険や国民年金に加入していた人は、それぞれの納付状況を確認する書類が必要になる場合があります。
未納がある場合は追加の誓約書が必要になることもあります。

そのため、留学生などを採用する場合は、内定を出す段階で本人に公的保険・税金の納付状況を確認してもらうことをおすすめします。
申請準備に入ってから未納が判明すると、追加対応で審査が長引く可能性があります。

どれくらいかかるのか｜標準処理期間と実測の平均日数

入管庁は手続ごとの「標準処理期間」を示す一方、実際にかかった平均日数も在留資格別・月別に公表しています。
両方を並べると計画に使える数字になります。

出典: 出入国在留管理庁「在留審査処理期間」（令和8年7月許可分）および各手続の案内ページ（認定証明書交付申請・変更許可申請・更新許可申請）よりG-Star HR Link作成。
令和8年4月許可分以降の特定技能1号のうち、認定証明書交付と変更許可の数値は、外食業分野に係る申請を除外して算出されています。

押さえておきたいのは3点です。
特定技能1号の実測処理期間は、標準処理期間の上限に達するケースがあります。

令和8年7月許可分では、変更許可の処分（告知）まで59.5日でした（5月許可分は64.7日）。
これは審査終了後の受取期間や追加資料の提出期間も含む日数です。

書類不備も遅延につながるため、準備期間を含め、当社では入社まで4〜6か月程度を一つの目安として案内しています（データで見る静岡県の特定技能）。

外食業は2026年4月13日以降、新規が止まっています

外食業分野だけは前提が異なります。在留者数が受入れ見込数（5万人）に達する見込みとなり、入管庁は2026年4月13日以降に受理した認定証明書交付申請を不交付、在留資格変更許可申請も原則不許可としています。ただし同分野で既に特定技能1号として在留する方からの分野内の転職に伴う申請は通常どおり審査され、在留期間更新にも影響はありません。再開時期は公表されていません（なぜ外食業の特定技能は新規停止になったのか）。

提出書類の一覧｜様式番号つきで並べる

以下は特定技能1号・在留資格認定証明書交付申請用の一覧表（令和8年6月1日改定）から、分野共通の部分を整理したものです。

出典: 出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」」の提出書類一覧表（令和8年6月1日改定）および「特定技能関係の申請・届出様式一覧」よりG-Star HR Link作成。
変更許可申請ではこれに加え、本人の住民税・国民健康保険・国民年金に関する書類が必要です。

試験免除にも例外があり、介護分野の日本語試験（介護特定技能評価試験（日本語））は、介護職種以外の技能実習2号を修了した人には免除されません（介護職種の技能実習2号を良好に修了した人は免除されます）。
また、自動車運送業のタクシー・バス運転者と鉄道の運輸係員はN3相当が必要です。

「カテゴリー1〜4」は特定技能にはありません

「技術・人文知識・国際業務」などの申請に慣れている企業が混同しやすいのが「カテゴリー1〜4」です。

特定技能には、このカテゴリー区分はありません。
代わりに第2表の1は、一定の条件を満たす所属機関について、所属機関関係書類の提出を省略できるルートがあります。

1. 過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていないこと

2. 在留諸申請をオンライン申請し、各種届出を電子届出していることに加え

3. 一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関に該当する

など、所定の類型のいずれかに該当する必要があります。

3.には、上場企業や前年分の源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人、一定の継続受入れ実績がある法人など、複数の類型があります。

継続的に外国人を受け入れる企業は、最初の申請からオンライン化を検討しておくと、次回以降の書類負担を抑えやすくなります。

つまずきやすい7つのポイント

特定技能の申請で企業が止まりやすいのは、書類の枚数そのものより「いつまでに何を済ませるか」です。
特に注意したいのが、分野別協議会への加入です。

①分野別協議会は「申請前」に加入しておく

特定技能所属機関は、原則として在留諸申請を行う前に、分野別協議会の構成員になる必要があります。

以前は「入国後4か月以内に加入する」とする運用でしたが、現在は申請時点で加入状況を確認する仕組みです。
実際の提出書類にも、分野によって「協議会の構成員であることの証明書」が含まれています。
加入審査に時間がかかる分野もあるため、雇用契約を結んだら早めに着手しましょう。

ただし、建設分野と工業製品製造業分野では、協議会への加入に加えて、登録法人への加入が必要です。
建設分野ではJAC、工業製品製造業分野ではJAIMがその役割を担っています。

建設では、協議会関係の手続きに加えて建設特定技能受入計画の認定も必要です。
工業製品製造業についても、2026年からJAIMが製造分野の制度運用に関わっています（出典：経済産業省　製造業特定技能外国人材受入れ協議会）。

なお、登録支援機関に支援を全部委託する場合、分野によっては登録支援機関側の協議会加入・証明が関係することもあります。
自社だけでなく、委託先についても申請前に確認しておくと安心です。

②市区町村への「協力確認書」は申請前に提出する

2025年4月1日から、特定技能外国人を受け入れる企業には、地域の共生施策への協力確認書の提出が求められています。

初めて受け入れる場合は、特定技能雇用契約を締結した後、在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請を行う前に、外国人が活動する事業所の所在地と住居地の市区町村へ提出します。

同じ事業所で受け入れる場合、2人目以降の再提出は原則不要です。
ただし、住居地が別の市区町村になれば、その自治体への提出が必要です。

事業所の所在地や担当者など、提出済みの情報に変更が生じた場合も確認しましょう。
提出する主体は受入れ企業で、登録支援機関ではありません（出典：特定技能制度における地域の共生施策に関する連携）。

③健康診断は「いつ受けたか」で扱いが変わる

健康診断個人票（参考様式第1-3号）は、申請方法により原則として受診時期の基準が異なります。

• 在留資格認定証明書交付申請——申請日前3か月以内

• 在留資格変更許可申請——申請日前1年以内

胸部X線で異常があれば追加検査が必要になる場合もあるため、日程には余裕を持たせましょう。
また、健康診断個人票には「受診者の申告書」も含まれるため、指定様式に沿って準備します（出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」）。

④「本人が理解できる言語」の書類を忘れない

特定技能では、日本語だけでなく、申請人が十分に理解できる言語で用意する書類があります。

• 特定技能雇用契約書（第1-5号）、雇用条件書（第1-6号）、雇用の経緯に係る説明書（第1-16号）、支援計画書（第1-17号）——署名＋理解できる言語

• 賃金の支払（第1-6号別紙）、1年単位の変形労働時間制を採る場合の年間カレンダー——理解できる言語

• 健康診断個人票（第1-3号）——理解できる言語で作成し、日本語訳も併せて提出

入管庁は英語・9か国語の様式を公開しているため、活用すると準備を進めやすくなります。翻訳を外注する前提なら、その日数を工程に入れてください。

⑤受入れ企業側の「1年」の欠格に注意

特定技能では、受入れ企業が特定技能雇用契約の締結日前1年以内、または締結後に、同種業務に従事していた労働者を非自発的に離職させていないことが求められます。

定年退職や本人の責めに帰すべき重大な理由による解雇、自発的な離職などは除かれますが、同種の業務に従事していた労働者について、非自発的離職者を1人でも発生させている場合は基準不適合となる可能性があります。

また、契約締結日前1年以内、および締結後も継続して、企業の責めに帰すべき事由による外国人の行方不明者を発生させていないことも要件です。

自社が受け入れていた技能実習生も対象に含まれます。
なお、「過去2年」という説明を見かけますが、この欠格要件は省令上「1年以内」です。
過去2年は、一定の支援実績など別の基準と混同しないよう注意しましょう。

⑥試験の合格証明書は、分野によって有効期限が違う

技能試験の合格証明書は、分野や試験区分によって有効期限が異なります。

たとえば介護の技能試験（介護特定技能評価試験（技能）。2026年3月実施分までは介護技能評価試験）の結果通知書は受験日から10年間、外食業の1号技能測定試験は国内試験が合格証書の発行日から10年間、国外試験が試験日から10年間です。

一方、外食業2号の合格証書には期限がありません。

また、工業製品製造業では2026年度から結果通知書が合格を証明する書類として認められ、合格証明書は原則発行されなくなりました（出典：特定技能の工業製品製造業分野基準改正）。

なお、JFT-Basicの試験結果自体に有効期限はありません。
ただし、結果データの保存期間は5年間で、その後は判定結果通知書を確認できなくなります。
採用が決まったら、本人から通知書を受け取っておくと安心です。

⑦様式は改訂される。古いテンプレートを使い回さない

特定技能の申請様式は改訂されるため、過去の案件で使った書式をそのまま流用するのは避けましょう。

たとえば参考様式第1-9号「徴収費用の説明書」は廃止され、必要な事項は支援計画書（第1-17号）に盛り込まれました。

さらに、廃止された様式番号が後に別の書類へ再利用されることもあります。
申請時は過去のフォルダから探すのではなく、その時点の入管庁公式ページから最新様式を取得するのが確実です。

よくある質問（FAQ）

Q1. 在留資格の手数料が10万円に上がるという話は本当ですか？

A. 10万円に上がるわけではありません。
上限額が10万円に引き上げられ、実際の手数料は在留期間などに応じて別途定められます。

2026年5月29日に成立、6月5日に公布された改正法で、在留資格の変更・更新許可の手数料上限は10万円、永住許可は30万円に引き上げられました。
これを受けた改正入管法施行令により、2026年10月1日から、変更・更新許可は許可される在留期間と申請方法に応じて1万円〜7万5千円（窓口の場合）、永住許可は20万円になります。

なお、2026年9月30日までに受け付けた申請は、許可が10月1日以降になっても改定前の額（変更・更新許可は窓口6,000円・オンライン5,500円、永住許可は10,000円）です（出入国在留管理庁「令和８年１０月１日付け在留許可手数料の額の改定等について」）。
オンライン申請の手数料はコンビニ決済または銀行決済で納付し、収入印紙は使えません。

Q2. 2人目以降は書類が減りますか？

A. はい、減ります。特に受入れ企業側の書類は大きく省略できます。
入管庁の提出書類一覧では、同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れている機関について、第2表にある登記事項証明書や納税関係書類など、一定の企業関係書類を提出不要としています。
第1表でも、報酬に関する説明書や雇用の経緯に係る説明書など、条件を満たせば省略できる書類があります。

そのため、最初の1人は会社側の基礎書類を一通り揃える必要がありますが、2人目以降は本人・雇用条件・分野別の書類を中心に準備する形になり、負担が軽くなるのが基本です。
ただし、省略できる書類や条件は申請時点の最新の提出書類一覧で確認してください。

Q3. 申請は自社で行うのですか、行政書士に頼むのですか？

A. どちらも可能です。社内で対応するか、行政書士などに依頼するかを選べます。
在留資格変更許可申請は原則として本人が申請しますが、申請等取次制度を利用すれば、承認を受けた受入れ機関・登録支援機関の職員や、届出をした行政書士・弁護士などが取り次げます。

一方、申請書類の作成を業として代理・代行することは、行政書士・弁護士の業務です。
実務では、行政書士に申請を依頼し、企業側は登記事項証明書や納税関係書類など、社内でしか用意しにくい書類の取得を担当する分担も一般的です。

Q4. 許可が下りたら、書類の仕事は終わりですか？

A. いいえ。受け入れ後も、各種届出が必要です。
雇用契約の変更・終了などの随時届出は原則として事由発生から14日以内、受入れ・活動・支援実施状況に関する定期届出は年1回、毎年5月31日までに行います。

なお、届出の対象となるのは、外国人が特定技能の在留資格を取得した後に生じた事由です。
「定期届出は四半期ごと」とする情報は改正前の制度なので、現在のルールで確認しましょう。
届出を怠った場合は罰則の対象となることがあります（登録支援機関とは）。

まとめ

• 必要書類は3つの表に分けて考えると整理できる
  第1表は本人・雇用条件、第2表は受入れ企業、第3表は分野別の書類。特に最初の1人は、第2表の企業関係書類を早めに準備しましょう。

• 手続きは「海外から呼ぶ」か「日本にいる人を切り替える」かで分かれる
  海外からは在留資格認定証明書交付申請、国内在住者は在留資格変更許可申請が基本で、変更申請では本人の税・年金・健康保険の状況も確認が必要。

• 審査期間は標準処理期間だけでなく、実際の処理状況も見て計画
  標準処理期間は認定証明書交付が1〜3か月、変更許可が1〜2か月ですが、実際の日数は時期や案件によって変動する。

• 特定技能の申請では、書類を集める「順番」が重要
  対象分野の協議会への加入や市区町村への協力確認書、健康診断など、申請前に済ませる手続きや受診時期の要件がある。

• 受入れ企業自身にも、採用前に確認しておきたい欠格要件がある
  契約締結日前1年以内などの非自発的離職者や、企業の責めに帰すべき事由による外国人の行方不明者に関する基準があるため、採用を決める前に確認する。
  

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書類でつまずく前に、まず「順番」を確認しましょう

特定技能の申請で企業が迷いやすいのは、書類の枚数より「いつ、何をするか」です。
協議会への加入、市区町村への協力確認書、健康診断など、申請前に済ませる手続きもあります。

最初に工程を整理しておけば、期限を意識しながら準備を進められます。

G-Star HR Linkは人材紹介会社であると同時に登録支援機関でもあり、在留資格申請は連携する行政書士が担当します。
「自社の分野では何が必要か」「この人は変更申請で進められるか」など、採用前のご相談も承っています。
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