外国人雇用状況の届出｜雇入れのときの様式・期限と、2027年4月からの変更

外国人を雇い入れたときは、入管への手続きとは別に、ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」が必要です。
紹介会社や登録支援機関に在留資格の手続きを依頼していても、雇用主としての届出義務は原則として会社にあります。
在留資格「外交」「公用」および特別永住者を除き、正社員だけでなく、留学生のアルバイトなども対象です。

届出方法と期限は、雇用保険の被保険者に該当するかどうかで異なります。
被保険者となる人は「雇用保険被保険者資格取得届」を提出すれば、外国人雇用状況の届出も済み、期限は雇い入れた月の翌月10日までです。
被保険者とならない人は「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を使用し、翌月末日までに届け出ます。

また、厚生労働省は2027年4月1日から使用する新様式を公表しています。
特定技能外国人の在留資格等に関する記載方法も変更されるため、施行日前後で使用する様式を取り違えないよう注意が必要です。

この記事では、雇入れ時の届出について、対象者、様式、期限、記載事項の確認方法と2027年4月からの変更点を、法令および厚生労働省の公表資料に基づいて整理します。

この記事を執筆するG-Star HR Linkは、浜松を拠点に、有料職業紹介事業（許可番号：22-ユ-300884）と登録支援機関（登録番号：25登-011561）として外国人材の受入れを支援しています。
自社の清掃事業でも外国人スタッフを直接雇用しており、雇用主として届出を行う立場です。
本記事では雇入れ時の届出を中心に、2026年10月時点の法令・厚生労働省資料に基づいて解説します。
離職時の届出は別記事で扱います。

外国人雇用状況の届出とは｜誰を雇ったら、どこへ出すか

根拠は労働施策総合推進法 第28条

外国人雇用状況の届出は、労働施策総合推進法第28条第1項に基づく手続きです。
事業主は、外国人を雇い入れたときや、雇用する外国人が離職したときに、氏名・在留資格・在留期間などを確認し、厚生労働大臣に届け出なければなりません。

重要なのは、届出だけでなく、記載事項を事業主自身が確認する義務もあることです。
厚生労働省は、在留カードや旅券などの提示を受け、届出内容を確かめるよう案内しています。
本人の申告をそのまま転記するのではなく、必要な書類と照合して正確に記載しましょう。

なお、届出の対象外となる在留資格等もあるため、対象者の範囲も確認が必要です。

対象は、特別永住者と「外交」「公用」以外の外国人全員

外国人雇用状況の届出は、日本国籍を持たない人のうち、在留資格「外交」「公用」の人と特別永住者を除く外国人を雇用した場合に必要です。

在留資格による区別はなく、技術・人文知識・国際業務、特定技能、技能実習のほか、永住者や日本人の配偶者等も対象です。
厚生労働省のQ&A（Q25）も、日本人と結婚しただけでは日本国籍を取得したことにはならず、届出が必要と説明しています。

雇用形態も問いません。
留学生のアルバイトも対象で、雇入れ時には資格外活動の許可を得ていることも確認します（Q3）。
派遣労働者も対象となり、登録型派遣では、派遣先が決まり雇用関係が生じるたびに雇入れの届出が必要です（Q6）。

一方、雇入れ時に通常の注意力をもってしても外国人と判断できない場合は、在留資格等の確認・届出をしなかったことだけで法違反を問われることはないとされています（Q1）。
ただし、外国人であることが一般的に明らかな場合は、必要な確認と届出を行いましょう。

出す先はハローワーク。入管ではない

外国人雇用状況の届出は、事業所の所在地を管轄する公共職業安定所（ハローワーク）に提出します（労働施策総合推進法施行規則第12条）。

出入国在留管理庁への届出とは別の制度で、提出先も異なります。
国や地方公共団体が外国人を雇用する場合は、同法第28条第3項に基づき、任命権者が通知する仕組みです。

雇用保険に入るかどうかで、様式と期限が分かれる

外国人雇用状況の届出は、雇用保険の被保険者になるかどうかで、使用する様式と届出期限が異なります。
雇入れ時は、被保険者なら資格取得届で翌月10日まで、被保険者でなければ様式第3号で翌月末日までに届け出ます。

外国人雇用状況の届出｜雇入れ・離職と雇用保険の加入有無で分かれる4パターン

届出方法と期限は、雇用保険の被保険者になるかどうかで異なります。
被保険者の場合は雇用保険の資格取得届・資格喪失届で兼ねられます。

出典: e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」第10条・第12条（2026年10月16日時点）、厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年10月閲覧）

被保険者の場合、資格取得届・資格喪失届を提出すれば、外国人雇用状況の届出も済みます。
外国人用の欄も忘れずに記入しましょう。

たとえば、10月16日に雇い入れた場合、期限は被保険者なら11月10日、被保険者でなければ11月30日です。
離職時は被保険者の期限が短いため、退職手続きとあわせて管理することが大切です。

離職のときの手続き全体は外国人材が退職・帰国するときの手続きで時系列に並べています。

被保険者になるかどうかは、雇用保険の加入要件で決まる

雇用保険の被保険者になるかどうかは、国籍や在留資格ではなく、雇用保険法の加入要件で決まります。
原則として、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがあることが必要です。
ただし、昼間学生などは原則として適用除外となり、例外もあります（同法第6条）。

なお、令和6年法律第26号による改正で、2028年10月1日から週の所定労働時間の基準は10時間以上に引き下げられます。
留学生のアルバイトは被保険者にならないケースが多く、外国人雇用状況届出書（様式第3号）で届け出ることになります。

社会保険全体の加入要件は外国人材の社会保険で整理しています。

届出先のハローワークも、雇用保険の区分で異なる

外国人雇用状況の届出先は、雇用保険の被保険者になるかどうかで異なります。
被保険者になる人は、雇用保険の資格取得届を提出するハローワーク、つまり雇用保険の適用事業所を管轄するハローワークが提出先です。

一方、被保険者にならない人は、本人が勤務する事業所施設（支店・店舗・工場など）の所在地を管轄するハローワークに届け出ます。
本社で人事手続きを一括している場合も、様式第3号は勤務先施設の所在地が基準となる点に注意しましょう。
派遣労働者の場合は、派遣先ではなく、派遣元の事業所を管轄するハローワークが提出先です。

届け出る項目と、在留カードのどこを見るか

様式第3号の表面には①〜⑧の欄があります。資格取得届で出す場合も、確かめる中身は同じです。

①〜⑧欄に何を書き、どこで確かめるか

出典: 厚生労働省「外国人雇用状況届出書（様式第3号）R080614」表面・裏面注意、同「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）

様式第3号の裏面注意6では、在留カードを所持している人について、①〜⑧欄を在留カードで確認して記入するよう定めています。

厚生労働省の「適正な届出のためのチェックリスト」も、氏名は通称名ではなく本名を、在留資格・在留期間は在留カードまたは旅券の上陸許可証印に記載されたとおりに記入するよう案内しています。

在留カードがない人は、旅券などで確認する

在留カードを所持していない人は、様式第3号の裏面注意6に従い、①〜⑥欄を旅券または在留資格証明書、⑦欄を旅券・在留資格証明書・資格外活動許可書・就労資格証明書などで確認します。
⑧欄は記載対象外です。

また、2026年6月14日から、マイナンバーカードの機能を備えた「特定在留カード」の運用が始まりました。
特定在留カードは、通常の在留カードと記載項目の位置や表示方法が異なるため、厚生労働省や出入国在留管理庁の案内を確認しながら、必要な情報を正確に記載しましょう。

券面の読み方や、在留カード等読取アプリケーションでの確かめ方は在留カードの確認方法と不法就労助長罪にまとめています。

留学生アルバイトは⑦欄を必ず確かめる

⑦欄は、留学や家族滞在など、資格外活動許可が必要な人について記載します。
厚生労働省のチェックリストに従い、在留カードの資格外活動許可欄や許可書などで、許可の有無に加え、許可された活動の内容や制限も確認しましょう。

週28時間の数え方や掛け持ちの扱いは留学生バイトの週28時間ルールで詳しく扱っています。

在留カードの写しは添付しない

厚生労働省のQ&A（Q7）によると、届出時に在留カードなどの写しを提出する必要はありません。
届出には所定の様式を使用します。

確認内容を後から照合できるよう、社内では確認日や確認書類を記録しておくと、適切な雇用管理に役立ちます。

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2027年4月から様式変更｜特定技能の分野記載が不要に

厚生労働省は、外国人雇用状況届出書（様式第3号）について、現行様式に加え、2027年4月1日から使用する新様式（R090401）を公表しています。
新様式では、特定技能の分野や特定活動の活動内容の確認・記載方法が変更されます。

根拠は令和8年厚生労働省令第95号

今回の変更は、2026年5月29日公布の「労働施策総合推進法施行規則の一部を改正する省令」（令和8年厚生労働省令第95号）に基づきます。
2027年4月1日から、届出時に次の事項を確認・記載する規定が削除されます。

• 特定技能の在留資格を持つ人について、法務大臣が指定する特定産業分野（現行の第10条第1項第6号）

• 特定活動の在留資格を持つ人について、法務大臣が特に指定する活動（現行の第7号）

これに伴い、指定書による確認を定めた第11条第3項・第4項も削除されます。

一方、届出期限を定める第12条に変更はありません。
施行日は原則2027年4月1日ですが、特定在留カードに対応する一部規定は2026年6月14日から施行されています。

様式第3号の新旧比較｜2027年4月からの変更点

厚生労働省が公表した様式第3号を比較すると、2027年4月1日から、特定技能・特定活動に関する確認と記載の手順が簡素化されます。

出典: 厚生労働省「外国人雇用状況届出書（様式第3号）R080614」「同 R090401」の原文を突き合わせて作成（2026年10月閲覧）

厚生労働省は、改正の趣旨を「外国人を雇用する事業主の手続を簡素化する観点」と説明しています。
実務上は、特定技能の人を雇う際、指定書で特定産業分野を確認して届出に転記する作業が不要になります。

ただし、在留資格そのものの確認や、届出に必要なほかの事項の確認まで不要になるわけではありません。

2027年3月31日までは、分野・活動類型まで記載

2027年3月31日までは、現行のルールが適用されます。

特定技能の人を雇い入れた場合は、指定書で分野を確認し、「特定技能1号（工業製品製造業）」のように括弧書きで記載します。
雇用保険の資格取得届で届け出る場合も同様です。

改正省令の附則第2条第1項は、施行日前に雇入れ・離職した場合の届出について、従前の例によると定めています。
つまり、2027年3月に雇い入れ、4月に届け出る場合も、改正前のルールに従います。
なお、旧様式の用紙も、当分の間、必要な修正を加えて使用できます。

入管への届出との関係｜重ねて出さなくてよいもの、別に出すもの

入管法第19条の17の届出は、外国人雇用状況の届出を行う事業主には原則不要

入管法第19条の17は、対象となる中長期在留者を受け入れる機関に、受入れの開始・終了などを出入国在留管理庁長官へ届け出るよう努めることを定めています。

ただし、同条は、労働施策総合推進法第28条第1項に基づく外国人雇用状況の届出が義務付けられている事業主を対象から除外しています。
そのため、該当する事業主は、同じ受入れ開始・終了について入管へ重ねて届け出る必要はありません。

一方、特定技能所属機関には、入管法第19条の18に基づく別の届出義務があります。
ハローワークへの届出だけで、特定技能に関する入管への届出まで不要になるわけではありません。

特定技能の受入れ企業は、入管への届出が別にある

入管法第19条の17の対象から特定技能所属機関が除かれているのは、同法第19条の18に別の届出義務が定められているためです。

雇用契約の変更・終了などに伴う随時届出や、原則年1回の定期届出は、ハローワークへの外国人雇用状況の届出を行っていても免除されません。

定期届出の書類と手順は特定技能の定期届出は年1回になったで扱っています。

本人が出す届出もある

「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」などの対象者は、契約機関との契約終了や新たな契約締結から14日以内に、本人が入管へ届け出る必要があります（入管法第19条の16）。
会社の届出とは別の手続きのため、入社時にも本人へ伝えておきましょう。

技能実習生が失踪した場合の対応は、技能実習生が失踪したときの対応をご覧ください。

出し忘れ・書き間違いに気づいたとき

罰則は30万円以下の罰金。条番号は2026年10月から第50条

外国人雇用状況の届出を怠った場合や、虚偽の届出をした場合は、30万円以下の罰金の対象です。
2026年10月1日施行の改正により、罰則の条番号は第40条から第50条第1項第2号に変わりました。
法人にも罰金を科す両罰規定は同条第2項です。古い資料にある「第40条」は改正前の条番号です。

厚生労働省のQ&Aは、通常の注意力で外国人と判断できるのに在留資格等を確認せず届け出なかった場合、指導・勧告に加え、罰金の対象になると説明しています（Q2）。

また、法第43条により、厚生労働大臣は必要な範囲で事業主に報告を求め、職員に立入検査をさせることができます。
届出漏れや誤記に気づいたら、放置せず、管轄のハローワークに相談して対応しましょう。

期限後の届出・誤記に気づいたら、ハローワークに相談

厚生労働省の届出ページやQ&Aには、期限後の届出や訂正について一律の手順は示されていません。
リーフレットでは、事業所の移転・統合・廃止、在留資格の変更など、届出内容に変更があった場合は担当窓口へ相談するよう案内しています。
出し忘れや誤記に気づいたら、放置せず、管轄のハローワークに状況を伝えて対応を確認しましょう。

また、過去に届け出た外国人のうち、現在在職中として登録されている人を確認したい場合は、「事業所別外国人雇用状況届出一覧（写）交付請求書」で一覧の交付を請求できます。
担当者の交代時などに、社内名簿との照合に活用できます。

届出の確認は、不法就労の防止にもつながる

リーフレットは、届出に当たって在留資格などを確かめることが不法就労の防止にもつながると説明しています。
働くことが認められていない人を雇った場合の不法就労助長罪のリスクと、在留カードの真偽の見分け方は、在留カードの確認方法と不法就労助長罪で扱っています。

入社手続きに組み込むと漏れない

外国人雇用状況の届出は、担当者の記憶だけに頼らず、入社手続きの一部に組み込むことが大切です。
雇用保険の加入有無に応じて、担当者と提出期限を決め、在留資格などの確認から届出までをチェックリストで管理しましょう。

雇入れの日にやっておくこと

1. 入社書類と一緒に在留カードを確認する。
   表裏を確認し、読取アプリの情報と券面を照合します。
   2027年3月31日までは、特定技能の人は指定書で分野も確認します。

2. 雇用保険の加入要件を確認する。
   所定労働時間や雇用見込み期間などから被保険者に該当するか判断し、資格取得届か様式第3号かを決めます。

3. 確認した内容と日付を記録する。
   届出時に在留カード等の写しを添付する必要はありません。
   確認日や確認書類を社内記録に残すと、後日の照合に役立ちます。

4. 提出期限を管理表に登録する。
   被保険者は雇入れ月の翌月10日まで、それ以外は翌月末日までです。
   給与や社会保険の手続きと同じ管理表で管理しましょう。

5. 離職時の手続きも決めておく。
   被保険者の離職届出は離職日の翌日から10日以内です。
   退職の連絡を受けたら、担当者にすぐ共有する流れを作ります。

厚生労働省のチェックリストを社内の確認表にする

厚生労働省は「適正な届出のためのチェックリスト」を公表しています。
主な確認項目と、社内でのやり方の例を並べると次のとおりです。

出典: 厚生労働省「【チェックリスト】～適正な外国人雇用状況の届出のために～」（2026年10月閲覧）。右列は当社による運用例

電子届出に切り替える

外国人雇用状況の届出は、窓口への提出だけでなく電子申請も可能です。
雇用保険の被保険者は、資格取得届・資格喪失届をe-Govから申請できます。

被保険者でない人は「外国人雇用状況届出システム」を利用します。
過去に一度でも届出用紙で届け出た事業主が電子届出へ切り替える場合は、「外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書」を管轄のハローワークに提出する必要があります。

様式第3号で届け出る留学生アルバイトなどが多い事業所では、電子化により複数人分をまとめて申請・確認でき、期限管理の効率化につながります。

よくある質問（FAQ）

Q1. 派遣で働く外国人の届出は、派遣元と派遣先のどちらが出しますか。

A.届出を行うのは、外国人を雇用している派遣元です。
厚生労働省のQ&Aでは、派遣労働者も届出対象とされ、登録型派遣では派遣先が決まり、雇用関係が生じるたびに雇入れの届出が必要とされています（Q6）。
様式第3号の「雇入れ又は離職に係る事業所」欄にも、派遣先ではなく派遣元の事業所を記載し、派遣元の事業所を管轄するハローワークへ提出します。

Q2. 短期アルバイトが、届出前に辞めてしまったら？

A.雇用保険の被保険者にならない短期アルバイトは、届出期限前に離職した場合、雇入れと離職をまとめて届け出られます。
様式第3号に両方の日付を記載します（厚生労働省Q&A Q4）。
期限内に同じ人を複数回雇い入れた場合も、複数の雇入れ・離職日を1枚にまとめて記載できます（Q5）。

Q3. 永住者や日本人の配偶者等の人も届出が要りますか。

A.必要です。対象外は特別永住者と在留資格「外交」「公用」の人に限られます。
永住者・定住者・日本人の配偶者等も届出対象です（厚生労働省Q&A Q25）。
就労制限がないことと、届出が不要であることは別です。

Q4. 「経営・管理」の在留資格の人も届出が必要ですか。

A.代表取締役など、労働者の地位にない一部の役員を除き、届出が必要です。
雇用契約がある場合はもちろん、契約がなくても実態として労働者性が認められれば、届出対象となります（厚生労働省Q&A Q8）。
役員という肩書だけで判断せず、働き方の実態を確認しましょう。

Q5. 届出を社会保険労務士に頼めますか。

A.可能です。事前に代理人を選任し、「代理人選任（解任）届」を提出すれば、代理人による届出ができます。
外国人雇用状況届出書の作成・提出代行は、社会保険労務士に依頼できます。

まとめ

• 対象者を雇い入れたら、ハローワークへ届け出る。
  特別永住者と在留資格「外交」「公用」を除き、留学生アルバイトや派遣労働者も対象です。

• 期限は雇用保険の加入区分で異なる。
  被保険者は資格取得届で兼ね、雇入れは翌月10日まで。非被保険者は様式第3号で、雇入れ・離職とも翌月末日までです。

• 在留カード等で届出事項を確認する。
  氏名はカードに記載された氏名、在留期間は満了日、在留カード番号は12桁を記載します。
  カード等の写しをハローワークに添付する必要はありません。

• 2027年4月1日から追加記載のルールが変わる。
  特定技能の分野・特定活動の活動に関する記載と、指定書による確認が不要になります。
  施行日前の雇入れ・離職は従前の例によります。

• 届出漏れ・虚偽届出には罰則がある。
  30万円以下の罰金の対象です。2026年10月1日から罰則の条番号は第50条となっています。
  特定技能の受入れ企業には、入管への随時届出・定期届出も別途あります。

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届出の段取りは、雇い入れる前に決めておけます

入社時に在留カード等を確認する担当者、雇用保険の被保険者に該当するかを判断する担当者、提出期限を管理する表をあらかじめ決めておけば、雇入れのたびに手順を調べ直す負担を減らせます。

判断に迷うケースや、届出漏れ・記載誤りに気づいた場合は、管轄のハローワークに確認しましょう。

G-Star HR Linkは、浜松を拠点とする登録支援機関として、外国人材を受け入れる企業を支援しています。
入社時に確認する書類や、ハローワークと出入国在留管理庁への届出を整理し、必要な情報をそろえるお手伝いができます。
届出書の作成・提出を専門家に依頼する場合は、社会保険労務士への相談も選択肢です。
受入れ時の手続きについて不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

本記事は、公表されている法令・行政資料に基づいて制度を解説しています。
実際の手続きでは、厚生労働省や出入国在留管理庁などの公式情報で最新の要件をご確認ください。